Netia

Proces zarządzania obiegiem dokumentów może być zniechęcający. W wielu firmach telefon dostawcy z prośbą o sprawdzenie statusu płatności, albo pytanie biegłego rewidenta o umowę sprzed pięciu lat, zmusza pracowników do gorączkowego przeszukiwania dokumentacji.

Na szczęście dokumenty papierowe powoli wychodzą z użycia, a nową normą stają się dokumenty elektroniczne. Systemy zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów (ECM - Enterprise Content Management), przechowywanie danych w chmurach oraz technologie mobilne dają firmom nowe możliwości, a nowe rozwiązania, takie jak pliki audio, wideo, czy zamówienia składane przez portale społecznościowe sprawiają, że tradycyjny obieg dokumentów papierowych odchodzi do lamusa. Zmiana ta sprawia, że warto zweryfikować podejście do tak ważnego zagadnienia, jakim są dokumenty w firmie.

Procedury zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów (ECM) to zestaw określonych strategii, procesów i narzędzi, które pozwalają firmie skutecznie gromadzić, organizować, przechowywać i dostarczać krytyczne informacje swoim pracownikom, partnerom biznesowym oraz klientom. Systemy te różnią się między sobą, ponieważ pozwalają przetwarzać odmienne dane, jednak nadal koncentrują się na zarządzaniu dokumentami przechowywanymi w repozytorium, a także wykorzystaniu zgromadzonych informacji do wspierania i realizacji procesów biznesowych. Właściwy system ECM pozwala zautomatyzować procesy, zwiększyć wydajność, ułatwia pracę i poprawia współpracę działom oraz pracownikom firmy.

W większości przypadków firmy wdrażają procedury ECM w celu obniżenia kosztów przechowywania dokumentów i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem. Jednak systemy ECM mają też inne zalety, takie jak integracja danych, kontrola procesów, czy nadzór nad autoryzacjami użytkowników. Współczesne, nastawione na rozwój firmy wykorzystują możliwości ECM wychodzące poza proste zarządzanie obiegiem dokumentów, ponieważ systemy te zapewniają bezpieczną, poufną i ekonomiczną wymianę dokumentów, a także dają możliwość analizy zgromadzonych danych.
 

Systemy ECM usprawniają obieg danych dzięki zarządzaniu dokumentami i automatyzacji procesów. Umożliwiają także wyeliminowanie nieefektywnych procedur, zmniejszenie kosztów i spełnienie wymogów regulacyjnych, jak chociażby postanowień RODO.
Oprogramowanie ECM jest w sposób szczególny wykorzystywane do:
 

• Automatyzacji i nadzoru nad procesem płatności. Systemy ECM pozwalają użytkownikom przypisywać, rozdzielać i zatwierdzać składane zamówienia, kontrolować dokumenty dostawy oraz faktury, zmniejszając w ten sposób opóźnienia w płatnościach i zwiększając płynność finansową firmy.
• Automatyzacji zobowiązań płatniczych. Systemy ECM zapewniają natychmiastowy dostęp do złożonych zamówień, zatwierdzonych faktur oraz rachunków, zmniejszając w ten sposób opóźnienia w płatnościach.
• Zarządzania umowami. Systemy ECM umożliwiają użytkownikom zdalną współpracę i zapewniają, że kontrakty są przeglądane, edytowane i zatwierdzane na czas. Mogą także automatycznie powiadamiać odpowiednie osoby, gdy opracowywane umowy wymagają akceptacji z ich strony.

Automatyzacji pracy działu zasobów ludzkich (HR). Systemy ECM pozwalają wyeliminować konieczność prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, usprawniają proces zatrudniania nowych pracowników, optymalizują organizację danych związanych z zasobami ludzkimi, a także gwarantują zgodność z obowiązującymi w firmie procedurami i wymaganiami ustawy o ochronie danych osobowych RODO.

Netia Paperless pozwala zdigitalizować procesy biznesowe, począwszy od obsługi korespondencji, aż po akceptację faktur. System Paperless jest nieustannie powiększany o nowe funkcjonalności, a już w tej chwili oferuje:
 

• Moduł kancelaryjny Paperless Mailroom ze zautomatyzowanym, uproszczonym systemem obsługi korespondencji elektronicznej oraz papierowej, który pozwala błyskawicznie rejestrować i przekazywać dokumenty, niezależnie od miejsca pobytu adresata.

• Bezpieczne, elektroniczne repozytorium dokumentów Paperless Safe pozwalające uzyskać dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca na świecie przez 24 godziny na dobę. Paperless Safe pozwala:
• wyszukać dokumenty według określonych parametrów
• dostarczyć oryginał na zamówienie
• kontrolować dostęp do dokumentów dzięki rozbudowanemu systemowi uprawnień
• rejestrować wszystkie zdarzenia związane z dostępem do dokumentacji

• Elektroniczny podpis dokumentów Paperless Signature wykorzystujący technologię odręcznego podpisu w oparciu o procedury rejestracji danych biometrycznych podpisu, takich jak: styl podpisu, nacisk oraz szybkość składania podpisu. Dane te, wraz z geolokalizacją lub zdjęciem dokumentu tożsamości, pozwalają w wiarygodny sposób potwierdzić autentyczność podpisu.
• Analizę optymalizacyjną, której celem jest zbadanie systemu obiegu dokumentów w firmie oraz procesów powiązanych z tymi dokumentami w ramach usługi Analiza Paperless.
• Raporty Paperless View

• System do zarządzania rozproszoną siecią sprzedaży Paperless Move, pozwalający:
• tworzyć graficzne modele procesów sprzedaży i obsługi klienta
• obsługiwać procesy i dokumenty przy pomocy tabletu
• błyskawicznie wprowadzać dane np. przy pomocy automatycznego rozpoznawania danych z dokumentów tożsamości i przekazywać je zwierzchnikom do akceptacji

• Możliwość połączenia z systemami zewnętrznymi za pomocą wbudowanego protokołu API

Netia Paperless to:

• Szybka obsługa zamówień i realizacja zadań dzięki automatyzacji dokumentowania działań biznesowych oraz integracji z systemami IT.
• Niższe koszty będące rezultatem skrócenia czasu realizacji zadań.
• Bezpieczeństwo firmowych danych, wynikające z centralizacji dokumentów, rejestracji działań w systemie oraz rozbudowanego systemu uprawnień.

Systemy ECM oferują wiele funkcjonalności, ale nie wszystkie firmy potrzebują od razu aż tak wielu składników rozwiązań ECM. Pomożemy Państwu wybrać rozwiązanie najbardziej odpowiednie dla Państwa firmy.  
Zapraszamy do kontaktu.
 

Systemy zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów stają się coraz ważniejszym elementem działalności firm, a także są coraz bardziej złożone. Oszustwa finansowe i wycieki danych, a także przepisy, które mają im zapobiegać, sprawiły, że skuteczne zarządzanie danymi jest niezbędne nie tylko ze względów zgodności z regulacjami, ale także w celu ochrony interesów firmy. Ponadto, przedsiębiorstwa chcą obecnie skutecznie wykorzystywać posiadane dane w aplikacjach Business Intelligence (BI) oraz Business Analytics (BA), które - w oparciu o dostępne informacje - pomagają im podejmować uzasadnione decyzje biznesowe.
Co więcej, zmniejszenie poziomu złożoności dokumentów papierowych i stworzenie dobrze zorganizowanego, bezpiecznego repozytorium nieustrukturyzowanych danych, które uwzględnia potrzeby biznesowe, pozwala zwiększyć skuteczność i wydajność w firmie. Firmy, które nie wdrażają systemów ECM ryzykują stratą czasu i wydajności, zmniejszoną skutecznością, a także potencjalnym nieprzestrzeganiem zasad i przepisów. Grozi im także utrata informacji, jeśli ich dane nie będą przechowywane w bezpieczny sposób. Może to z kolei prowadzić do znacznych zakłóceń w działalności firmy.
Inne korzyści oferowane przez systemy ECM, to:
 

• Skuteczne zarządzanie wiedzą (KM), które pozwala firmom tworzyć, udostępniać i optymalizować wiedzę oraz treści przechowywane w systemie ECM.
• Nowoczesne algorytmy wyszukiwania i analizy danych, udostępnianych przez system ECM, pozwalają określić zakresy wyszukiwania i parametry, dzięki którym użytkownicy otrzymują zawężone wyniki wyszukiwania i mogą skutecznie odszukać potrzebne informacje.
• Systemy ECM pozwalają ustrukturyzować dokumenty w ten sposób, by w bezpiecznym repozytorium znajdowała się wyłącznie jedna, ostateczna wersja. Zmniejsza to ryzyko powielania danych i zapewnia, że ​​cała firma ma dostęp do zatwierdzonej i wiarygodnej informacji.
• Systemy ECM redukują koszty działania przedsiębiorstwa poprzez automatyzację procesów, które wcześniej były wykonywane ręcznie, umożliwiają zmniejszenie kar za brak zgodności z przepisami, minimalizację potrzeb w zakresie przechowywania dokumentów, a także zmniejszenie opłat pocztowych.

A także:

• Pozwalają ograniczyć zużycie papieru.
• Usprawniają wszystkie procesy biznesowe.
• Zmniejszają ryzyko.
• Optymalizują wydajność poprzez udostępnianie właściwych informacji odpowiednim osobom, gdy tego potrzebują.
• Poprawiają jakość obsługi klienta.
• Usprawniają proces podejmowania decyzji i zdolność firmy do skutecznego wykorzystywania nadarzających się okazji

Dobry system ECM pozwala usprawnić procesy biznesowe, wyeliminować wąskie gardła, zoptymalizować bezpieczeństwo, zachować integralność działań i zminimalizować koszty ogólne. Wszystko to może prowadzić do zwiększenia wydajności firmy.