Czym jest podejście paperless w firmie? | Biznes Netia
Menu główne

Czym jest podejście paperless i jak je wdrożyć w firmie?

10 lutego 2023, Autor: Tomasz Łużak, Product Manager, Cybersecurity - Netia S.A.

Rozwiązania paperless są coraz częściej wybierane przez firmy. W ostatnich latach, z uwagi na swój ekologiczny charakter, a także zapewnienie efektywności kosztowej i dużego poziomu bezpieczeństwa danych, ten trend zyskuje jeszcze większą popularność. Nie brakuje firm, które na dobre pożegnały się z papierowym obiegiem dokumentów. W tym artykule przybliżymy najważniejsze informacje związane z podejściem paperless – co to jest, jakie niesie korzyści i w jaki sposób wdrożyć je w firmie?

 
 
 
   

 

 

Polityka paperless to nic innego jak zmniejszanie zużycia papieru w firmie, aż do poziomu całkowitej digitalizacji obiegu dokumentów. Może objąć wszystkie obszary działalności firmy, w tym np.: archiwizację, dokumenty kadrowe, umowy i kontrakty. Na elektroniczny obieg dokumentów decydują się zarówno małe firmy, jak i duże korporacje. Jest on również wprowadzany w jednostkach administracji publicznej, które jeszcze kilka lat temu zużywały tony papieru. Elektroniczne podpisy to gwarant bezpieczeństwa i możliwość zawierania umów oraz poświadczania swojej tożsamości na odległość.

 

Podejście paperless nie jest rewolucją – to stopniowe zmiany, które wprowadzane są w firmach już od lat 80. ubiegłego wieku. Pojawienie się w biurach pierwszych komputerów osobistych nie tylko usprawniło pracę, ale dało także możliwość obsługi elektronicznych nośników danych, bez których dziś trudno wyobrazić sobie pracę. Największy wzrost zainteresowania digitalizacją dokumentów nastąpił jednak w czasie pandemii COVID-19. To właśnie wtedy można było się przekonać, jak istotny jest bezpieczny dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.

 

Biorąc pod uwagę kwestie prawne należy zaznaczyć, że elektroniczny obieg dokumentacji w Polsce reguluje odpowiednia ustawa, o której można dowiedzieć się więcej w dedykowanym artykule. Dotyczy to zarówno podmiotów gospodarczych, jak i jednostek administracji publicznej.

 

W zgodzie z ekologią i nie tylko – jakie zalety ma podejście paperless?

 

Temat zużycia papieru jest od dawna przedmiotem wielu badań i raportów. Część z nich wskazuje, że przeciętny Europejczyk zaledwie w rok zużywa nawet 200 kg papieru. Jednakże to firmy i organizacje odpowiadają za największe jego zużycie. Rezygnując z tradycyjnych dokumentów papierowych, firma może stać się bardziej przyjazna klimatowi. Co więcej, podejście Paperless oznacza dla niej możliwość uniknięcia wielu kosztów i tym samym odnotowuje spore oszczędności. O czym konkretnie mowa?

 
  • Ogromne ilości papieru, które co roku zużywa się w każdym biurze, generują również duże koszty. Zakup kartek do ksera, faxu i drukarek to dopiero początek wydatków. Następne w kolejce są segregatory, zszywacze, plastikowe koszulki, teczki i cała reszta niezbędnych elementów do przechowywania dokumentów w papierowej formie, za które zazwyczaj ponosi się podwójne koszty: najpierw przy zakupie, a potem przy utylizacji. Nie można też pominąć wydatków z tytułu przesyłek kurierskich czy pocztowych.

  • Elektroniczna archiwizacja dokumentów pozwala zaoszczędzić przestrzeń – pomieszczenie pełne regałów zastąpi niewielki szyfrowany dysk zewnętrzny. Jego utrzymanie nic nie kosztuje, a co ważniejsze – osoby niepowołane nie będą mieć dostępu do wrażliwych danych. Elektroniczny obieg dokumentów to bowiem (przy obecnym poziomie dostępnych na rynku cyberzabezpieczeń) mniejsze ryzyko ujawnienia poufnych umów, danych osobowych i innych, chronionych prawnie lub cennych biznesowo informacji.

  • Wdrożenie polityki paperless w firmie pozwala uwolnić pracowników od czasochłonnych zajęć. Obieg papierowych dokumentów trwa na ogół zbyt długo, jak na dzisiejsze standardy. Cyfrowe podpisy i pieczęci oraz elektroniczna poczta sprawiają, że interesariusze otrzymują dokumenty szybciej i w wygodniejszej dla nich formie. Nowoczesne systemy mogą ponadto samodzielnie kategoryzować wydatki z otrzymywanych faktur, a zastosowane w nich filtry pozwolą utrzymać porządek i ułatwią wyszukiwanie konkretnych dokumentów.
 

Paperless od Netii

 

Netia Paperless to kompleksowa usługa pozwalająca na częściowe lub całkowite pozbycie się papierowych dokumentów z firmy. Dzięki wykorzystaniu systemów zarządzania obiegiem dokumentów ECM (Enterprise Content Management), technologii chmurowej i aplikacji mobilnej pozwala zdigitalizować procesy biznesowe, poprawić jakość obsługi i efektywnie obniżyć koszty pracy biura.

 

Dużą zaletą Netia Paperless jest większa kontrola nad bezpieczeństwem, możliwość sprawowania nadzoru nad autoryzacjami użytkowników i automatyzacja płatności oraz zobowiązań płatniczych. Co ważne, rozwiązanie zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

 

Firma wdrażająca elektroniczny obieg dokumentów od Netii będzie mogła odciążyć pracowników różnych działów, a w szczególności HR i księgowości. Automatyzacja zarządzania umowami oraz danymi pracowników stanowi bowiem ogromne ułatwienie w ich pracy.

 

Dużą zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest brak konieczności wydzielenia fizycznego miejsca na archiwum, co zawsze wiąże się z dużymi kosztami. Warto też pamiętać o możliwości ograniczenia kosztów ponoszonych na zakup papieru, akcesoriów i urządzeń z nimi związanych (np. drukarek).

 

Już wiesz, czym jest podejście paperless i jakie są główne zalety polityki ograniczania udziału papieru w firmowej dokumentacji. A jeśli potrzebujesz dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami i zacznij zmiany w swoim biznesie.



 

Formularz kontaktowy

Zostaw swoje dane kontaktowe, a nasz przedstawiciel handlowy
wkrótce skontaktuje się z Tobą

Formularz kontaktowy

Zostaw swoje dane kontaktowe, a nasz przedstawiciel handlowy
wkrótce skontaktuje się z Tobą

Inne formy kontaktu

  • alt1

    Infolinia dla nowych klientów
    (Codziennie 8:00 - 18:00)
    +48 22 35 81 550

  • alt2

    Obsługa klienta i wsparcie techniczne
    (Dostępne 24/7)
    801 801 999
    biznes@netia.pl

  • alt3

    Adres korespondencyjny Netia S.A.
    skr. pocztowa nr 597
    40-950 Katowice S105

Polecane treści:

Wybierz swój język ×