Prawo pozwala przechowywać coraz większą ilość dokumentów w postaci elektronicznej. Obecne rozwiązania prawne pozwalają firmom archiwizować w postaci elektronicznej: pracownicze akta osobowe, księgi rachunkowe oraz podatkowe, dowody księgowe (faktury), kopie dokumentów kasowych, dokumentację inwentaryzacyjną, sprawozdania finansowe, listy płac oraz dokumenty kadrowe.

Zautomatyzowanie procesów przechowywania i obiegu dokumentów umożliwia obniżenie kosztów, eliminuje błędy, przyspiesza procesy i ułatwia prowadzenia przedsiębiorstwa.

Najważniejszym aktem prawnym dotyczącym przechowywania dokumentów w formie elektronicznej w zakresie polskiego prawa jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (z późniejszymi zmianami) określająca sposób postępowania i przechowywania dokumentacji. Jednolity tekst ustawy został ogłoszony 13 grudnia 2019 roku.

W dniu 1 stycznia 2019 roku weszło w życie nowe Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie określa sposób i zakres prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi, sposób i tryb jej odbioru oraz wydawania kopii z uwzględnieniem konieczności rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizację prawa dostępu do dokumentacji, dba o konieczność przechowywania dokumentacji w sposób zapewniający zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności do danych w warunkach chroniących dokumentację przed uszkodzeniem oraz zniszczeniem.

Z czasem regulacji uprawnień ułatwiających digitalizację biznesów będzie coraz więcej. Ministerstwo Cyfryzacji tworzy kolejne rozwiązania, a Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii pracuje nad uruchomieniem specjalnej platformy do obiegu faktur elektronicznych.

Z kolei najważniejszym aktem prawnym określającym elektroniczny obieg dokumentów w jednostkach administracji publicznej i samorządu terytorialnego jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie Instrukcji Kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji dotyczących organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Jest zbiorem przepisów i zasad, które określa sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, postępowanie z dokumentami wpływającymi do urzędu, obieg dokumentów, a także procedury rejestracji oraz załatwiania spraw, a także procedury postępowania i archiwizacji dokumentów dotyczących spraw zakończonych. Instrukcja kancelaryjna określa też wzory formularzy i pism.

Instrukcja kancelaryjna określa także sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji, w tym elektronicznej, oraz jej ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz utratą.

Innymi aktami prawnymi definiującymi sposób postępowania z dokumentami są:

• Kodeks Postępowania Administracyjnego
• Kodeks cywilny
• Ustawa o ochronie danych osobowych
• Ustawa o udziale RP w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Systemie Informacji Wizowej
• Ustawa o infrastrukturze informacji przestrzennej
• Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną
• Ustawa o dowodach osobistych

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na standaryzację procedur postępowania oraz obiegu wszystkich dokumentów, a także gwarantuje bezpieczeństwo danych i dostosowanie procedur do obowiązującego prawa - np. Ustawy o Ochronie Danych Osobowych.

Ustawa o Ochronie Danych Osobowych weszła w życie 10 maja 2018 roku i określa zasady ochrony danych osobowych, obowiązki podmiotów przetwarzających te dane oraz zapewnia stosowanie przepisów Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych RODO.

W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów z RODO kładzie szczególny nacisk na administrowanie danymi w formie cyfrowej, a także sporządzanie, przechowywanie i niszczenie dokumentów papierowych. Wymaga też ograniczenia dostępu do danych osobom nieuprawnionym oraz właściwej utylizacji dokumentacji po upływie obowiązkowego okresu jej przetrzymywania.

Zmieniające się nieustannie prawo ma na celu umożliwić jednostkom administracji publicznej, jednostkom samorządu terytorialnego oraz firmom korzystanie z udogodnień współczesnych technologii i dostosowanie się do wymagań rozwijającej się gospodarki globalnej.

Ma wspierać wdrażanie nowych technologii cyfrowych oraz ułatwiać prowadzenie działań wszystkim osobom i podmiotom tworzącym skomplikowaną strukturę wzajemnych powiązań zwaną gospodarką.