Biuro hot desk to koncepcja stosunkowo nowa i jeszcze nie do końca zdefiniowana. Ogólnie określa się tak biura i miejsca pracy, w których jedno stanowisko nie jest przypisane do konkretnego pracownika. W praktyce polega to na tym, że wszyscy pracownicy rotują miejscami pracy, czyli zazwyczaj biurkami z wyposażeniem komputerowym i nie mają przypisanych do siebie biurek tak, jak to wygląda w tradycyjnym modelu. Teoretycznie może to dotyczyć właściwie dowolnego rodzaju biura. Biurka hot desk często wykorzystywane są na przykład w siedzibach call center, biurach obsługi klienta, czy biurach z dużą rotacją pracowników. Coraz częściej ta koncepcja jest wdrażana w szerokim spektrum firm niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy w biurze.

Za wprowadzeniem koncepcji hot desk stoi nowoczesne oprogramowanie. Smart desk office wymaga zastosowania dopasowanych do specyfiki takiej pracy narzędzi pozwalających na płynną i komfortową migrację pracowników. Zazwyczaj wykorzystuje się do tego dedykowane oprogramowanie biurowe, w którym wystarczy wpisać login i hasło, a następnie pracownik dostaje się do swojego panelu i wszystkich narzędzi biurowych wykorzystywanych w codziennej pracy. Może to być skrzynka mailowa i system operacyjny z dostępem do internetu, a także zaawansowane oprogramowanie wykorzystywane w danej firmie, działające w sieci LAN lub w wirtualnych sieciach prywatnych VPN łączących wiele biur firmy.

Dzięki usłudze Netia Smart Building można łatwo wdrożyć koncepcję hot desk. W ten sposób dostęp do oprogramowania biurowego otrzymują pracownicy, którzy mogą znajdować się w dowolnym miejscu na świecie. Smart Desk to idealne rozwiązanie w czasach, kiedy wiele osób decyduje się na pracę zdalną z różnych powodów: konieczność, wygodę czy względy ekonomiczne.

Oprogramowanie służące do wdrożenia koncepcji hot desk space pozwala też łatwo zaadaptować się firmie do warunków, w których duża część kluczowych pracowników musi wykonywać swoje obowiązki zdalnie lub mieć dostęp do danych firmy w różnych niestandardowych godzinach.

Największa zaleta biura hot desk to możliwość radykalnego obniżenia kosztów. Dla dużych, ale także mniejszych firm koszty wynajmu powierzchni biurowych to istotne pozycje w rocznych budżetach. W zależności od specyfiki biura można je dzięki hot desk zmniejszyć od kilku do nawet kilkudziesięciu procent, co pod względem optymalizacji daje bardzo wymierne rezultaty.

Kolejną z zalet jest to, że samo wdrożenie tej koncepcji pozwala na zoptymalizowanie całej pracy w firmie i na jej lepszą organizację, co też przekłada się na wyniki finansowe firmy. Korzyścią mniej wymierną finansowo, ale jednakowo ważną jest możliwość zachowania porządku w biurze.

Pracownicy także korzystają na wprowadzeniu hot desk, ze względu na większe możliwości w zakresie socjalizacji, co zazwyczaj wpływa korzystnie na pracę całego zespołu.

Najwięcej na wprowadzeniu hot desk area zyskują firmy, w których znaczna część powierzchni biurowych jest niewykorzystana. Może się to wiązać na przykład z pracą zmianową, podczas której pracownicy mają przypisane stanowisko pracy i jednocześnie pracuje tylko część zespołu. Taka sytuacja występuje na przykład w działach obsługi klienta. Dzięki hot desk można zmniejszyć ilość niezbędnej powierzchni biurowej nawet o połowę.

Zyskają na tym też małe firmy, w których duża część pracowników pracuje zdalnie lub jest w biurze jedynie od czasu do czasu. Wtedy nie opłaca się utrzymywać zbyt dużych biur i wystarczy zminimalizować liczbę stanowisk pracy tak, by wystarczyły pracownikom stale przebywającym w biurze. Pozostałym osobom można przygotować kilka mobilnych miejsc, w których pracownicy będą stale rotować.

Do zarządzania hotdeskami warto wykorzystać koncepcję inteligentnego budynku (smart building), która między innymi umożliwia stałe monitorowanie liczby pracowników w konkretnych pomieszczeniach. To pozwala na bieżąco zarządzać i optymalizować pracę biura. Smart building to również sposób na lepsze zarządzanie przepływem osób w budynku i minimalizowanie składu zespołu niezbędnego do zarządzania nim.