Praca zdalna w 2023 roku: co mówi nowa ustawa? | Biznes Netia
Menu główne

Praca zdalna w 2023 roku – co mówi nowa ustawa?

16 czerwca 2023, Autor: Tomasz Łużak, Product Manager, Cybersecurity - Netia S.A.
Praca zdalna w 2023 roku została uwzględniona w Kodeksie pracy – zdefiniowano jej kształt i ustalono konkretne zasady świadczenia pracy na rzecz firmy spoza jej siedziby. Nowe przepisy wprowadzają wiele zmian, do których firmy pracujące w trybie zdalnym lub hybrydowym musiały się błyskawicznie przygotować. W odpowiedzi na te potrzeby powstało wiele przydatnych narzędzi, będących w stanie rozwiązać dużą część problemów organizacyjnych.
 
 
 
   

Praca zdalna w 2023 roku – co zmieniają nowe przepisy?

 

Definicja pracy zdalnej, która znalazła się już w Kodeksie pracy wraz z szeregiem formalnych regulacji, uchyli obowiązujące od ponad 15 lat przepisy dotyczące tzw. telepracy. Jej definicja powstała w porozumieniu z wieloma partnerami społecznymi Unii Europejskiej. Zmiany weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku (wspomniana telepraca będzie mogła być wykonywana w określonych przypadkach do 6 miesięcy od terminu wejścia w życie nowych przepisów).

 

W ramach telepracy pracownik co do zasady wykonywał swoje obowiązki regularnie poza zakładem pracy. Praca zdalna dopuszcza z kolei model hybrydowy (choć to słowo ani jego definicja nie pojawia się w przepisach), a jednocześnie reguluje wiele kwestii, które przez ostatnich kilkanaście lat pozostawały do swobodnej interpretacji i były często ustalane wewnętrznie pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.

 

Obecny kształt Kodeksu pracy, powinien zdecydowanie wpłynąć na polepszenie organizacji procesów firmy.

 

Poniżej znajdziesz najważniejsze zmiany w Kodeksie pracy związane z pracą zdalną i wynikające z nich obowiązki dla pracowników i pracodawców.

 
  • Podstawową zmianą jest wprowadzenie obowiązującej definicji pracy zdalnej. Zgodnie z obecnymi przepisami jest to świadczenie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, które każdorazowo należy uzgodnić z pracodawcą. W przypadku, gdy domyślnym miejscem wykonywania pracy jest adres zamieszkania pracownika, to wyjście do wybranego przez niego biura coworkingowego, kawiarni czy jakakolwiek zmiana adresu wykonywania obowiązków należy uzgodnić z pracodawcą. Regulacja ma na celu uniknięcie wielu wątpliwości – na przykład związanych z przetwarzaniem danych osobowych poza granicami EOG, gdy pracownik pracuje za granicą. Praca spoza ustalonego miejsca może zostać potraktowana jako opuszczenie miejsca pracy i prowadzić nawet do zwolnienia dyscyplinarnego.

  • Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, jeśli są one niezbędne do wykonywania pracy. Ustawodawca nie daje jednak konkretnych wytycznych w sprawie obliczania tzw. dodatku za pracę zdalną. W kwestii organizacji miejsca pracy, pracownik zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o posiadaniu odpowiednich warunków do pracy zdalnej (biurko, fotel, przestrzeń do pracy). Ocena leży w obowiązku pracownika, a pracodawca nie może jej podważyć.

  • Przepisy wprowadzają możliwość wnioskowania pracownika o pracę zdalną w trybie regularnym oraz okazjonalnym (do 24 dni w roku kalendarzowym). Część wniosków składanych przez osoby w konkretnej sytuacji jest dla pracodawcy wiążąca. Pozostałym pracownikom przełożony może odmówić.
 


Jakich pracowników dotyczy ustawa o pracy zdalnej?

 

Z nowelizacji ustawy o pracy zdalnej z 2023 roku wynika, że wniosek o pracę zdalną złożony przez pracowników w określonej sytuacji życiowej jest dla pracodawcy wiążący. Mowa tu głównie o kobietach w ciąży, osobach wychowujących dzieci do lat 4 lub opiekujących się przebywającymi we wspólnym gospodarstwie domowym osobami z orzeczeniem o niepełnosprawności, a także pracownikach, których dzieci wymagają innego wsparcia, co dokładnie reguluje ustawa.

 

Wniosek o pracę zdalną może być jednak odrzucony, w przypadku, gdy rodzaj obowiązków i charakter pracy są niemożliwe do wykonywania w trybie zdalnym. Ponadto, pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej dowolnemu pracownikowi (który złożył wcześniej oświadczenie, iż posiada odpowiednie warunki lokalowe do wykonywania pracy zdalnej), bez uzgadniania tego, w dwóch przypadkach:

 
  • obowiązywania stanu epidemii, stanu zagrożenia epidemią lub stanu nadzwyczajnego oraz do 3 miesięcy od chwili ich odwołania,

  • gdy wykonywanie pracy w zakładzie jest tymczasowo niemożliwe z uwagi na wystąpienie nieprzewidzianych zdarzeń (np. po zalaniu budynku).
 

Pracodawca, który wydał polecenie pracy zdalnej zgodnie z powyższymi przesłankami, może przywrócić obowiązek pracy w zakładzie. Z kolei zgoda na pracę zdalną, wydana na wniosek pracownika podczas zawierania umowy o pracę, jest w myśl obowiązujących przepisów niemożliwa do wycofania.

 


Jak dostosować się do nowych przepisów?

 

Wprowadzenie nowych przepisów to dla wielu firm bodziec do uregulowania kwestii pracy zdalnej i zezwolenia na przykład na okazjonalne wykonywanie obowiązków na home office. Proces ten zaczyna się przeprowadzeniem konsultacji z działem prawnym i HR oraz wypracowaniem nowych rozwiązań i dokumentów. Przepisy w wielu miejscach podnoszą kwestię wprowadzenia zmian w wewnętrznych regulaminach, jednak pracodawca nie ma obowiązku uwzględniać takiej formy świadczenia pracy w swojej firmie. Poza wyjątkami, które omówiliśmy wcześniej, gdy wniosek o pracę zdalną jest dla przełożonego wiążący, organizacja pracy może przebiegać w dotychczasowym trybie.

 

Zmiany związane z wprowadzeniem pracy zdalnej (choćby tylko w „ustawowych sytuacjach”) powinny jednak zostać uwzględnione w dokumentach i procedurach dotyczących bezpieczeństwa firmy, w tym w Systemie Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji oraz w politykach bezpieczeństwa.

Pracownicy powinni zostać także przeszkoleni w zakresie najważniejszych zasad cyberbezpieczeństwa i uczuleni na możliwość wystąpienia podczas pracy zdalnej nowych zagrożeń, które w przypadku wykonywania pracy stacjonarnie nie były aż tak istotne.

 

Ważne jest także zapewnienie odpowiednich narzędzi do pracy zdalnej – w tym kluczowych, czyli zapewniających bezpieczną komunikację, cyfrowy obieg dokumentów i możliwość wykonywania kopii zapasowych. Przydatna będzie możliwość komunikacji w szyfrowanych tunelach VPN.

 

Więcej o wprowadzaniu modelu pracy zdalnej w organizacji napisaliśmy w artykule: Zmiana funkcjonowania firmy, czyli jak zorganizować „biuro” do pracy zdalnej?

 

Koniecznie przeczytaj także wpis: Zalety i wady pracy zdalnej. Co warto wiedzieć wybierając ten model zatrudnienia?

 


Aplikacja Zonifero – pomoc dla Twojego biura

 

Dostosowanie się do obecnych przepisów może stać się łatwiejsze z odpowiednimi narzędziami. Aplikacja Zonifero to jeden z modułów usługi Netia Smart Building, ułatwiającej zarządzanie pracą w budynku firmy i poza nim. Oprócz funkcji rezerwacji miejsc parkingowych, sal konferencyjnych i biurek oraz synchronizacji z popularnymi kalendarzami, aplikacja Zonifero umożliwia łatwe zarządzanie wnioskami o pracę zdalną i konfigurację limitów pracy zdalnej dla konkretnych pracowników, oddziałów czy lokalizacji. Moduł pozwala też na sprawne rozliczanie dodatków za pracę zdalną oraz ułatwia dostarczenie pracownikowi kompletu dokumentów niezbędnych do pracy poza biurem.

 

Zarządzanie biurem przy pomocy Netia Smart Building i aplikacji Zonifero możliwe jest w wygodnym modeli SaaS (Software as a Service) – efektywnym kosztowo i nieobciążającym budżetu firmy.


Przekonaj się, jaki internet do pracy zdalnej wybrać. To przydatne porady także wtedy, gdy szukasz dobrego łącza do prywatnych potrzeb!



 

Formularz kontaktowy

Zostaw swoje dane kontaktowe, a nasz przedstawiciel handlowy
wkrótce skontaktuje się z Tobą

Formularz kontaktowy

Zostaw swoje dane kontaktowe, a nasz przedstawiciel handlowy
wkrótce skontaktuje się z Tobą

Inne formy kontaktu

  • alt1

    Infolinia dla nowych klientów
    (Codziennie 8:00 - 18:00)
    +48 22 35 81 550

  • alt2

    Obsługa klienta i wsparcie techniczne
    (Dostępne 24/7)
    801 801 999
    biznes@netia.pl

  • alt3

    Adres korespondencyjny Netia S.A.
    skr. pocztowa nr 597
    40-950 Katowice S105

Polecane treści:

Wybierz swój język ×