W sytuacji, gdy cała organizacja lub jej działy pracują w trybie zdalnym, mamy do czynienia z tak zwaną firmą rozproszoną. Pracownicy wykonują wówczas zadania na odległość i spotykają się ze sobą w przestrzeni wirtualnej. Potrzebują do tego przede wszystkim dostępu do niezwodnego i szybkiego Internetu.

Mimo, iż w krajach zachodnich już od dawna funkcjonuje wiele firm o rozproszonej strukturze organizacji, to w Polsce dopiero w ostatnich latach zyskały one na popularności. Zdecydowanie przyczyniła się do tego pandemia i związany z nią wymóg zachowania dystansu społecznego, ale nie była ona jedynym czynnikiem mającym wpływ na taki stan rzeczy.

Firmy rozproszone są wolne od wielu problemów, z którymi wciąż zmagają się organizacje pracujące w tradycyjnym modelu stacjonarnym. Nie muszą się np. martwić trudnościami związanymi z zatrudnieniem kandydatów o oczekiwanych kompetencjach, których akurat brakuje na lokalnym rynku pracy. Mają bowiem możliwość rekrutowania specjalistów niemal z całego świata. Jest to świetne rozwiązanie nie tylko dla firm, ale również dla pracowników, którzy mogą dołączyć do najlepszych zespołów bez konieczności relokacji.

Dużą korzyścią dla firm wynikającą z wprowadzenia rozproszonej struktury organizacji są niższe koszty stałe – nie trzeba płacić za wynajem dużej powierzchni biurowej i można ograniczyć opłaty m.in. z tytułu zużycia energii elektrycznej czy organizacji zaplecza socjalnego dla pracowników.

Należy pamiętać, że działalność nie każdej firmy można przenieść w całości do cyfrowej rzeczywistości. W praktyce oznacza to, że część pracowników pracuje stacjonarnie, a część w trybie zdalnym. W takim przypadku mamy do czynienia z modelem hybrydowym.

Firmy o rozproszonej strukturze organizacji, jak każde inne w swojej codziennej działalności napotykają różne trudności, które w wielu przypadkach można łatwo pokonać z pomocą rozwiązań dostępnych na rynku. Częste wyzwanie stanowi zapewnienie bezpiecznego i wygodnego narzędzia do komunikacji, dostosowanego do charakteru działalności i rodzaju pracy wykonywanej w zespole.

Pracownicy odbywający wiele spotkań biznesowych w ciągu dnia, docenią np. możliwość przeprowadzania prezentacji w wieloosobowych wideokonferencjach. Zespoły designerów będą potrzebować dużej przestrzeni w chmurze i kanałów komunikacyjnych do sprawnego przesyłania załączników czy pracy nad wspólnie realizowanymi projektami. Przykładów wykorzystania narzędzi komunikacyjnych w zespołach rozproszonych można mnożyć, ale najistotniejszą kwestią jest ich maksymalne dopasowanie do bieżących potrzeb.