Telekonferencja to alternatywa dla tradycyjnej rozmowy odbywanej w przypadku fizycznej obecności uczestników. Cechą charakterystyczną telekonferencji jest możliwość porozumiewania się niezależnie od miejsca przebywania rozmówców, na przykład, przy pomocy telefonów komórkowych lub sieci internetowej. W trakcie telekonferencji przesyłany może być tylko głos uczestników, ale dużą popularnością cieszą się również wideokonferencje, obejmujące przesyłanie obrazu.

 

Charakter telekonferencji warto przemyśleć już na etapie planowania wydarzenia. Rozmowa telefoniczna będzie bardziej prywatnym rozwiązaniem, niewymagającym przygotowania odpowiedniego stroju lub tła, natomiast telekonferencje wideo, dając dostęp do obrazu, pozwalają na śledzenie reakcji i mimiki rozmówców, co stanowi ważny element efektywnej komunikacji.

 

Połączenie telekonferencyjne to element współpracy zespołów rozproszonych i niezbędny zwłaszcza w środowisku pracy zdalnej. Biorąc pod uwagę coraz większą popularność tego modelu zatrudnienia, nie powinien dziwić fakt, że znaczenie rozmów konferencyjnych rośnie, a konferencje prowadzone online lub przez telefon stały się nieodłącznym elementem funkcjonowania wielu firm i organizacji, zwłaszcza w czasie pandemii COVID-19.

 

Dlaczego telekonferencja może być ciekawą alternatywą dla tradycyjnej formy spotkań?

 

Redukcja czasu potrzebnego na dojazd we wskazane miejsce. To istotne zwłaszcza w przypadku osób pracujących w rozproszonej strukturze. Dojazd osób mieszkających w innej części kraju lub świata oznacza konieczność poniesienia określonych nakładów czasowych, tymczasem te same zagadnienia można swobodnie omówić za pośrednictwem telekonferencji.

 

Minimalizacja wydatków. Dojazd uczestników spotkania oznacza generowanie określonych kosztów, czego można uniknąć korzystając z nowoczesnych technologii. Jest to szczególnie znaczące, jeśli wśród rozmówców znajdują się osoby przebywające w dużej odległości od miejsca konferencji.

 

Innymi słowy: telekonferencja przez Internet lub telefon to komfortowa alternatywa dla osobistego spotkania, zwłaszcza w wielooddziałowych organizacjach, module pracy zdalnej lub niescentralizowanych zespołach pracowników.

   

Konferencje organizowane online lub telefonicznie rządzą się własnymi prawami.Jak przeprowadzić skutecznie wideorozmowę lub telekonferencję?

 

Poinformuj uczestników z wyprzedzeniem o dacie spotkania. Dzięki temu zaproszone osoby będą mogły zarezerwować odpowiedni termin w swoim kalendarzu. Zminimalizujesz ryzyko, że kluczowi uczestnicy rozmowy nie będą w stanie w niej uczestniczyć.

 

Jeżeli używane będzie nowe narzędzie, poinstruuj, jak dołączyć do rozmowy. Krótką instrukcję tego, jak włączyć się w telekonferencję możesz przesłać razem z informacją o dacie i godzinie spotkania. To duże udogodnienie, zwłaszcza, gdy telekonferencja jest prowadzona za pośrednictwem nowego rozwiązania.

 

Określ tematykę i wskaż ewentualnych prelegentów. Informacja o temacie spotkania pozwoli lepiej się do niego przygotować. Jeśli zależy Ci na tym, żeby w trakcie rozmowy konkretne osoby zabrały głos, uprzedź je o tym.

 

W przypadku dłuższych spotkań, zaplanuj przerwy. Przerwy nie muszą być długie, ale dadzą uczestnikom czas na przygotowanie napoju, skorzystanie z toalety itp. O planowanych przerwach poinformuj już na początku spotkania.

 

Wiedząc na czym polega telekonferencja i jak duże znaczenie mają w nowoczesnym środowisku pracy wirtualne spotkania, możesz zastanawiać się, jakie narzędzia wykorzystać do ich organizacji. Grupowe rozmowy można przeprowadzać za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania lub usług operatorów telefonii komórkowej. W tym ostatnim przypadku, osoba dołączająca do rozmowy najczęściej będzie musiała podać numer pokoju telekonferencyjnego oraz kod PIN.

 

W przypadku usług telekonferencyjnych doskonale sprawdza się Webex Calling – usługa Cisco działająca w chmurze, która poza możliwością organizowania telekonferencji pozwala na zorganizowanie własnej centrali telefonicznej, co ma szczególne znaczenie w przypadku firm, których działalność w dużej mierze opiera się na kontaktach z klientami.

 

Jak zorganizować telekonferencję wideo przez Internet? Pierwszym krokiem musi być ustalenie, jaką aplikację wybrać do wideorozmów. Wybór na współczesnym rynku jest szeroki, a na szczególną uwagę zasługują, między innymi, takie rodzaje komunikatorów internetowych, jak:

 

• Zoom
• UC with Cisco Webex
• Skype
• Microsoft Teams
• Google Duo
• Viber
• Discord

Usługa telekonferencji i spotkań wideo to powszechnie dostępna opcja. Jak w takim razie wybrać narzędzie, które będzie odpowiednie do potrzeb?

 

Ile kosztuje?

 

To w wielu przypadkach kwestia finansowa jest priorytetowa. Określ budżet, który możesz przeznaczyć na zakup konkretnego rozwiązania. Zwróć uwagę na to, że wiele platform i aplikacji proponuje darmowe plany.

 

Ilu może być uczestników i prowadzących?

 

Optymalna liczba uczestników i hostów to kwestia w dużej mierze indywidualna, uzależniona, między innymi, od liczebności pojedynczego zespołu, oddziału itp.
 

Z jakich opcji dodatkowych można korzystać?

 

Wysyłanie plików, emotikonek, wyciszanie mikrofonu uczestników, redukcja szumów, współdzielenie ekranu lub tablicy itp. Takie nowoczesne rozwiązania są bardzo przydatne w trakcie wirtualnej rozmowy. O preferowanych funkcjonalnościach musisz decydować praktycznie - które z nich rzeczywiście będą niezbędne z punktu widzenia potrzeb Twojej firmy. Określ wcześniej, jakie dodatkowe udogodnienia powinno zapewniać narzędzie i na tej podstawie podejmij ostateczną decyzję.

 

Czy spotkanie może być nagrywane?
 

Mogłoby się wydawać, że to miły dodatek, ale nie konieczność. Wystarczy jednak, że zastanowisz się, co w sytuacji, kiedy jedna z osób nie będzie mogła uczestniczyć w rozmowie – jej nagranie będzie wówczas bardzo pomocne w nadrabianiu ewentualnych zaległości.
 

 

Netia, oferując rozwiązania z zakresu komunikacji zintegrowanej, połączyła swoje siły z Cisco i zaproponowała zupełnie nową usługę: Netia UC with Cisco Webex. Dlaczego propozycja Netii to innowacyjne rozwiązanie? Integracja komunikatora UC with Cisco Webex oraz usług głosowych z Netii to szansa na usprawnienie procesów komunikacyjnych wewnątrz organizacji, przy jednoczesnej kontroli kosztów użytkowania. Sprawdź ofertę i przekonaj się, że warto!